OS 10 ERROS MAIS COMUNS EM ARQUIVO E COMO EVITÁ-LOS
Você já parou para pensar que pode não estar dando o devido tratamento aos arquivos da sua empresa ou até mesmo cometendo erros que podem levar a prejuízos incalculáveis?
Acompanhe com a Mrh Arquivos as causas e as consequências dos dez erros mais comuns e as nossas recomendações para evitar que eles aconteçam.
- Falta de Classificação e Padronização
Erro: Arquivos acumulados de muito tempo, sem padronização, sem classificação.
Consequência: Dificuldade para localizar documentos, perda de informações e retrabalho.
Como evitar:
- Adote uma tabela de classificação documental adequada ao tipo da sua instituição.
- Estabeleça normas padronizadas de arquivamento e treine a equipe.
- Use etiquetas claras e codificações consistentes para facilitar o acesso.
- Ausência de Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade
Erro: Não aplicar critérios de guarda e descarte documental.
Consequência: Acúmulo desnecessário de documentos e uso ineficiente do espaço.
Como evitar:
- Implante um plano de classificação que represente as funções e as atividades da instituição.
- Utilize uma tabela de temporalidade documental, conforme orientações do Arquivo Nacional e Conarq.
- Crie uma comissão (CPAD) com o objetivo de fazer avaliações periódicas para eliminar documentos que já cumpriram sua função legal e administrativa.
- Mistura de Documentos nas três idades
Erro: Arquivos correntes misturados com documentos que deveriam estar em guarda intermediária ou permanente.
Consequência: Desorganização, perda de eficiência e risco de descarte inadequado.
Como evitar:
- Separe fisicamente ou digitalmente os documentos por idade documental (corrente, intermediária, permanente).
- Mantenha arquivos correntes próximos aos usuários e transfira os demais para os espaços adequados, conforme a tabela de temporalidade.
- Falta de Controle de Acesso e Segurança
Erro: Qualquer pessoa pode acessar qualquer documento, sem registro.
Consequência: Risco de extravio, alteração ou vazamento de informações sigilosas, principalmente em relação ao cumprimento da LGPD.
Como evitar:
- Defina níveis de acesso para diferentes tipos de documentos e pessoas.
- Implante um sistema de controle de entrada e saída de documentos.
- Proteja documentos digitais com senhas, criptografia e backups regulares.
- Ausência de Backup e Preservação Digital
Erro: Confiar apenas em uma cópia de documentos digitais.
Consequência: Perda total em caso de falhas técnicas, ataques cibernéticos ou desastres.
Como evitar:
- Estabeleça uma política de backup automática, com cópias em locais distintos (físico e nuvem).
- Use formatos duráveis e protocolos de preservação digital (como o OAIS).
- Realize auditorias periódicas dos arquivos digitais.
- Infraestrutura Física Inadequada
Erro: Arquivos armazenados em locais úmidos, quentes ou de difícil acesso.
Consequência: Deterioração física dos documentos e risco de perda irreversível.
Como evitar:
- Armazene documentos em ambientes com controle de temperatura e umidade.
- Use mobiliário e materiais arquivísticos adequados que preservem o documento.
- Evite armazenar arquivos em áreas sujeitas a vazamentos, infestação de pragas ou risco de incêndio.
- Despreparo da Equipe
Erro: Equipe sem capacitação técnica em arquivologia ou gestão documental.
Consequência: Aplicação incorreta de práticas de arquivamento, perda de documentos e ineficiência.
Como evitar:
- Invista em treinamentos regulares sobre boas práticas de gestão documental.
- Contrate ou consulte profissionais da área de Arquivologia.
- Incentive a criação de um manual de procedimentos internos.
- Não conhecimento em relação à Digitalização com Valor Legal
Erro: Digitalizar documentos apenas como cópia, sem valor jurídico.
Consequência: Duplica o trabalho e impede o descarte de originais, mantendo o acúmulo.
Como evitar:
- Siga a legislação Decreto 10.278/2020 e MP nº 2.200-2/2001 sobre validade de documentos digitais.
- Utilize certificação digital ICP-Brasil para garantir a autenticidade.
- Implemente sistemas de GED (Gestão Eletrônica de Documentos) com regramento jurídico.
- Procedimentos desatualizados e sem aplicação
Erro: Processos antigos e ineficazes continuam sendo seguidos.
Consequência: Obsolescência, acúmulo desnecessário e ineficiência.
Como evitar:
- Estabeleça revisões periódicas das políticas de arquivo.
- Promova auditorias internas e colha feedback dos usuários.
- Acompanhe a legislação arquivística vigente e atualize os procedimentos conforme necessário.
- Negligência em relação ao Arquivo como Unidade Estratégica
Erro: Tratar o arquivo como depósito ou setor secundário.
Consequência: Falta de investimentos, desvalorização profissional e prejuízo à memória institucional.
Como evitar:
- Envolver o setor de arquivo nas decisões administrativas.
- Integrar a gestão documental aos sistemas de governança e compliance.
- Valorizar o papel do arquivo na transparência, acesso à informação e eficiência institucional.
Por tudo isso e muito mais, venha ser cliente Mrh Arquivos! Fazemos a gestão e a guarda do seu arquivo físico ou digital com segurança e qualidade.
Por Ana Luiza Chaves,
Bibliotecária, Analista de Projetos de Arquivo.
