Por que guardamos e gerenciamos documentos?
Guardamos e gerenciamos documentos porque eles desempenham papéis fundamentais em diversos aspectos da vida pessoal, empresarial e institucional. A preservação de documentos vai além da simples acumulação de papéis ou arquivos digitais; trata-se de garantir o acesso a informações cruciais, que podem ser necessárias para comprovar direitos, tomar decisões fundamentadas, assegurar a transparência, e até preservar a memória e a identidade de indivíduos e organizações.
E quais são as principais razões pelas quais devemos manter os documentos arquivados, organizados e gerenciados?
- Eficiência Administrativa
Manter documentos organizados também facilita a eficiência administrativa, especialmente em ambientes corporativos ou institucionais. Arquivos bem geridos permitem o acesso rápido a informações, economizando tempo e recursos na busca de dados ou na tomada de decisões.
- Tomada de Decisões Informadas
Documentos também são fontes de informação estratégica para a tomada de decisões. Ao acessar relatórios, pesquisas de mercado, históricos de negociações e outros tipos de registros, gestores e líderes podem fazer escolhas mais bem fundamentadas.
- Responsabilidade e Transparência
No contexto empresarial ou governamental, a guarda de documentos é essencial para assegurar a responsabilidade (ou accountability) de uma organização ou instituição. Empresas em geral devem manter registros financeiros, como balanços e notas fiscais, para serem auditadas ou comprovarem o cumprimento de obrigações fiscais.
- Obrigatoriedade Legal
Em muitos casos, a guarda de documentos não é apenas uma prática recomendada, mas uma exigência legal. Há leis que impõem prazos para a manutenção de documentos, como registros contábeis e fiscais, contratos trabalhistas, documentos de seguridade social, entre outros.
- Prova Legal e Jurídica
A ausência de um documento arquivístico em momentos críticos, onde a prova documental é essencial, pode gerar consequências significativas. Em um litígio, por exemplo, a existência ou ausência de um documento pode determinar o rumo de uma decisão judicial.
- Segurança e Continuidade
A preservação de documentos garante a continuidade das operações de uma empresa ou instituição, especialmente em momentos de crise. Se uma organização perde documentos cruciais devido a desastres, falhas de sistemas ou negligência, pode ser impossível retomar suas atividades de onde parou.
- Memória e Identidade
Arquivos documentais desempenham um papel vital na preservação da memória e identidade, tanto de indivíduos quanto de organizações. Para as empresas e instituições, registros como relatórios, atas de reuniões, comemorações, fotos e correspondências são fundamentais para a construção e preservação de sua história organizacional, garantindo que decisões e eventos relevantes sejam lembrados e respeitados no futuro.
- Suporte a Pesquisas e Desenvolvimento
Em contextos acadêmicos, científicos e tecnológicos, documentos arquivísticos são a base para o desenvolvimento do conhecimento. Eles fornecem registros de experimentos anteriores, relatórios de pesquisa, dados históricos e outros elementos que podem ser cruciais para novas descobertas.
- Preservação da Cultura e do Patrimônio
Além de seu valor prático, documentos arquivados têm um valor cultural e patrimonial imenso. Arquivos públicos, por exemplo, preservam registros históricos que documentam a evolução de uma sociedade. Esses documentos são fontes inestimáveis para historiadores, sociólogos e antropólogos que buscam entender o passado e o desenvolvimento das civilizações.
A guarda de documentos não é apenas uma questão de organização, mas uma medida estratégica essencial para garantir a segurança jurídica, a eficiência, a memória e a continuidade de atividades.
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Por Ana Luiza Chaves
Bibliotecária, Analista de Projetos de Arquivo
