O mês de julho chegou! Férias? Nem pensar! 

Arquivo não tira férias, a rotina do arquivo é dinâmica, não permite descanso.

A qualquer instante há pessoas querendo um documento para extrair uma informação, outras que transferem novos documentos ou os devolvem porque já lhes foram úteis na sua pesquisa, havendo ainda aquelas que desejam digitalizá-los e/ou descartá-los, porque já cumpriram o tempo de guarda devido. Resumindo, o arquivo presta um serviço que tem por finalidades a custódia, o tratamento / processamento e o acesso aos documentos.

 

Imagine agora tudo isso em grande dimensão. Na Mrh Arquivos tudo é multiplicado por duas centenas, somos um grande arquivo, afinal temos a custódia física e digital da documentação de 240 clientes. São 8.000.000 m3 de espaço para armazenagem física e 40 TB de espaço para hospedar os documentos digitalizados de cada cliente.

 

As pesquisas e as demandas chegam aos montes! Veja alguns casos que enfrentamos na nossa rotina dinâmica:

• entregar com urgência um prontuário para atender a um hospital que precisa executar uma cirurgia; 
• localizar um comprovante de recolhimento de imposto de importação para evitar o pagamento de uma multa em milhares de reais, que está sendo cobrada;
• receber e controlar caixas e mais caixas de documentos em tempo recorde, porque a empresa vai entregar a sala alugada e não tem um local para alocar seus documentos com segurança e qualidade.
• digitalizar documentos em prazo curto definido para fins de fiscalização, porque o órgão fiscalizador assim deseja recebê-lo.
• buscar um contrato manuscrito firmado nas primeiras décadas do século XX,  registrado em livro encadernado, para provar o tempo de serviço de um servidor.
• digitalizar documentos com urgência para fins de auditoria em outro município.
• atender a uma empresa que precisa, por sua vez, atender a uma demanda judicial com prazo estreito definido.
• receber a documentação da massa falida de uma empresa que fechou suas portas e precisa de um local para a guarda dos documentos enquanto finaliza o processo de falência e atende aos credores e devedores.
• disponibilizar as imagens de desenhos de engenharia A3 para reforma de obra.

 

A rotina do arquivo é dinâmica e atribulada, lidando com empresas de vários segmentos, necessidades diferenciadas e documentos de toda sorte, físicos e digitais. O segredo de mantê-la funcionando bem é, além da equipe capacitada, a definição dos processos, dos procedimentos com as responsabilidades de executá-los e dos registros de controle, 

 

Portanto, esperamos que, conhecendo a rotina do arquivo, a ideia de que arquivo é ambiente monótono tenha sido afastada, afinal, arquivo não tira férias! 

Aproveita e vem para a Mrh!

 

Por Ana Luiza Chaves

Bibliotecária, Analista de Projetos de Arquivo