O fechamento do ano representa um momento estratégico no cenário arquivístico, é o momento de encerramento de atividades do período, alinhando a organização da documentação existente e o preparo para a gestão eficiente dos documentos que serão gerados no ano seguinte.

 

É a oportunidade de avaliar o ciclo de vida dos documentos, garantir a conformidade com leis, normas e diretrizes, e alinhar as práticas de gestão documental às necessidades organizacionais futuras, sem perder de vista os registros passados que ainda estão em voga.

 

Nesse contexto, a organização de arquivos, a identificação de documentos que atingiram os prazos de guarda estabelecidos para a eliminação, a transferência para os arquivos intermediários ou o recolhimento para a guarda permanente, são ações essenciais para fazer a gestão documental. Essas etapas não apenas promovem a eficiência e a acessibilidade dos documentos existentes, mas também criam um ambiente propício para a geração de novos registros e evitam o acúmulo desnecessário da massa documental. 

 

Mas para que tudo isso aconteça de maneira estruturada e segura é necessário a existência da Tabela de Temporalidade Documental (TTD). Com ela é possível garantir que os novos documentos, sejam físicos ou digitais, sejam gerenciados desde a criação, de forma alinhada às melhores práticas e exigências legais, além de estabelecer fluxos documentais otimizados.

 

Ao adotar uma abordagem planejada e integrada, as organizações fortalecem sua governança documental, minimizam riscos e criam condições para a preservação da memória institucional, promovendo eficiência administrativa e contribuindo para a transparência e a tomada de decisões.

 

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Por Ana Luiza Chaves,

Bibliotecária, Analista de projetos de arquivo