Tabela de Temporalidade Documental: O equilíbrio entre dois extremos, a Falta e o Excesso

Sem dúvida, além do plano de arquivo, o principal documento a ser utilizado em um projeto de Gestão documental é a Tabela de Temporalidade Documental-TTD, pois apresenta as tipologias, estabelece os prazos de guarda e indica a proveniência dos documentos, dentre outras informações.
Todo projeto de gestão documental deve contar com a elaboração da TTD, ela é condição sine qua non para que o resultado seja positivo. Uma vez conhecida a documentação e aplicada a gestão documental com a TTD, o projeto fluirá com facilidade.
O que é a Tabela de Temporalidade Documental-TTD?
A TTD é o instrumento de arquivo que gerencia o fluxo documental, pois estabelece os prazos de guarda, ou seja, as temporalidades dos documentos, com isso, tem-se a destinação final. Com a sua aplicabilidade há critério para guarda e eliminação de documentos, por essa razão deve ser validada pela autoridade competente da empresa. Além disso, tendo em vista a dinamicidade das atividades da empresa, bem como da legislação, deve-se mantê-la sempre atualizada.
A análise do que deve ser preservado e daquilo que pode ser eliminado é efetuada mediante a leitura e interpretação do documento junto ao contexto de sua criação. É aí que entre em cena a TTD que, segundo o Dicionário de Terminologia Arquivística, é o “Instrumento de destinação, aprovado por autoridade competente, que determina prazos e condições de guarda tendo em vista a transferência, recolhimento, descarte ou eliminação de documentos”.
A elaboração de uma TTD é algo complexo, porque é necessário entender a geração dos documentos no seu contexto original, para tanto, é fundamental conversar com os gestores de área, além de ser imprescindível contextualizar cada documento ou conjunto documental.
Para auxiliar sua elaboração, podemos também lançar mão do organograma da empresa e dos fluxogramas das atividades, para conhecer quando, porque e por quem cada documento é produzido e/ou recebido.
Não há um modelo padrão de TTD para ser aplicado em todas as empresas, nem mesmo quando nos referimos às atividades meio. Cada empresa é uma realidade, uma cultura, gerando contextos diferentes para cada documento de arquivo, por isso cada projeto é único e deve ser individualizado.
Perguntas-chave para elaborar a TTD
Resumimos algumas indagações necessárias para serem discutidas e articuladas durante esse processo:
● Que espécie de documento é esse?
● Qual é a sua tipologia?
● Qual é a sua finalidade?
● A qual atividades/área ele pertence.
● Quem o produziu?
● Quantos volumes/metros lineares são produzidos desse documento por um determinado tempo?
● Quantas vias tem esse documento?
● O documento é físico ou eletrônico?
● Quais os elementos que o identificam de forma objetiva (indexação)?
● Quanto tempo de guarda (temporalidade) é necessário no arquivo corrente?
● Quanto tempo de guarda (temporalidade) é necessário no arquivo intermediário?
● Qual é a sua destinação depois desses prazos?
● Qual o nível e incidência de acesso a esse documento?
● Qual o valor que se reveste esse documento?
Descartar ou guardar de forma criteriosa, nem falta nem excesso
Fazemos arquivo todo dia, tanto as pessoas naturais como as jurídicas emanam documentos, o crescimento é gradual, é cumulativo, não intencional, é próprio da atividade de quem os criou. A massa documental é fundamental para servir à administração, às necessidades de informação e pesquisa do cidadão, de prova em juízo e, a longo prazo, para contar a história. Portanto, tanto como caráter informativo, probatório ou histórico, percebemos a necessidade de manter o que é necessário para atender a essas finalidades e de descartar de forma consciente e apropriada, o que é passível de eliminação. Dessa forma, não haverá prejuízo às demandas já mencionadas em função de um descarte indevido, nem tão pouco acúmulo da massa de documentos em condição incontrolável, confundindo, colocando em risco os interesses e ocupando espaços físicos sem necessidade.
Deparamo-nos ainda com essa realidade nas empresas, se de um lado há os extremistas com ojeriza a documentos, que tendem a eliminar tudo, indiscriminadamente, temos do lado oposto os que são por demais precavidos e receosos, que tudo guardam, gerando uma massa documental infindável. Para o primeiro grupo, o fim do ano é justificativa suficiente para eliminar o arquivo do ano que passou e iniciar o ano com os armários vazios, prontos para acolher a nova documentação orgânica a ser gerada/recebida. Não se atentam que a documentação de dezembro do ano que findou ainda não fez um mês. Para os exagerados por segurança, conclui-se que o são para provar o que fizeram na administração, mesmo que o fato já seja desprovido de valor fiscal/legal.
Para os dois grupos, nada como a aplicação do bom senso, a leitura correta dos documentos para concepção de uma boa tabela de temporalidade que conduza a destinação desses documentos de forma correta e criteriosa. A maioria deles não são legisláveis, ou seja, não possuem legislação específica nem correlata para indicar objetivamente o tempo de guarda. Cabe nessa situação a experiência do gestor, atentando para o histórico documental na instituição, quando foi requisitado o documento, com quanto tempo retroativo, por quem e para quais finalidades.
Nem a falta de documentos com o famoso “arquivar no lixo”, nem o excesso de documentos com o secular “guardar para sempre”. Há um meio termo, há o equilíbrio, há a construção da Tabela de Temporalidade, que se bem elaborada, validada, aplicada e sempre revisada, respeitando o contexto orgânico, resulta no controle da massa documental, com o descarte consciente e formal e com a guarda do que tem que ser preservado pelo tempo necessário. A guarda definitiva só acontece para documentos revestidos de valor histórico e científico.
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Dada a complexidade que se reveste a elaboração da TTD, é fundamental que um profissional da área, um técnico, esteja à frente na condução dos trabalhos, contando com a participação dos gestores das atividades.
Ainda são poucas as empresas que se preocupam com este instrumento arquivístico, apesar de ser fundamental para a tomada de decisão, solução de problemas informacionais e fechamento de negócios. Muitas vezes o arquivo é esquecido ou relegado a uma plano inferior e a elaboração da TTD só é considerada quando o caos documental está instaurado, levando a prejuízos incalculáveis e irreparáveis.
Não deixe que o caos documental se instale na sua empresa! Contrate uma empresa especialista nessa questão, que a sua empresa só tem a ganhar.
A Mrh Arquivos está no mercado há mais de 20 anos prestando serviços no segmento arquivístico e de informações, dentre eles, elaborando a tabela de temporalidade documental para mais de 200 clientes.
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Texto escrito por: Ana Luiza Chaves. Bibliotecária e Especialista em Arquivos Empresariais e Analista de Projetos de Arquivo na Mrh.