Dia Internacional dos Arquivos
Comemora-se no dia 09 de junho, o Dia Internacional dos Arquivos (International Archives Day), em homenagem à fundação do Conselho Internacional de Arquivos, pela UNESCO, em 1948. A data foi instituída em Novembro de 2007, por ocasião da Assembleia Geral do CIA, em Quèbec, com o objetivo de chamar a atenção para o desenvolvimento de ações de promoção e divulgação da causa dos arquivos, inclusive da profissão.
É um dia para ensejar reflexão quanto às ações necessárias para modernização, preservação, transcodificação e acesso aos arquivos, sejam eles institucionais, empresariais ou pessoais, públicos ou privados, físicos ou digitais. São muitas as questões que ainda carecem de debate e consenso.
No Brasil, avançamos com o advento do Decreto 10.278/2020, que estabelece a equiparação do documento original impresso à sua representação digital, desde que gerada dentro dos requisitos estabelecidos nos Anexos I e II. No entanto, antes de digitalizar, há de se fazer a gestão documental, definindo também prioridades para este fim.
Se pensarmos bem, fazemos arquivo todo dia, tanto as pessoas naturais como as jurídicas emanam documentos. O crescimento é gradual, cumulativo e não intencional e é próprio da atividade de quem os criou. Sejam eles impressos, digitalizados ou nato-digitais, essa massa documental gerada ou recebida é fundamental para servir à administração, às necessidades de informação e pesquisa do cidadão, de prova em juízo e, a longo prazo, para contar a história do seu produtor.
Portanto, tanto como caráter informativo, probatório ou histórico, percebemos a necessidade de manter o que é necessário para atender a essas finalidades e, de descartar, de forma consciente e apropriada, o que é passível de eliminação, sem prejuízo às demandas já mencionadas, pois, do contrário, a massa de documentos assume condição não controlável, confundindo e colocando em risco os interesses.
Valorizar os arquivos é, além de conhecer a sua importância, é saber analisar o que deve ser preservado e o que pode ser eliminado, mediante a leitura e interpretação do documento junto ao contexto de sua criação, para não pecarmos por excesso ou pela falta.
Entra em cena a Tabela de Temporalidade Documental (TTD) que, segundo o Dicionário de Terminologia Arquivística, é o “Instrumento de destinação, aprovado por autoridade competente, que determina prazos e condições de guarda tendo em vista a transferência, recolhimento, descarte ou eliminação de documentos”.
Mas, voltando à comemoração, de 2 a 9 de junho, comemora-se a 7ª Semana Nacional dos Arquivos (Imagem 1), promovida pelo Arquivo Nacional, incluindo “eventos culturais e acadêmicos em instituições arquivísticas de todo o Brasil”, além de abertura à visitação pelo público.
Imagem 1 – Banner da 7ª Semana Nacional de Arquivos
Fonte: Arquivo Nacional.
A temática “Diversidade dos acervos”, chama a atenção para o Princípio da proveniência, também conhecido como Princípio de respeito aos fundos, no que tange ao aspecto único de cada arquivo, pois os acervos têm suas peculiaridades conforme as entidades produtoras, o contexto em que foram concebidos e o inter-relacionamento entre as unidades organizacionais.
Destacamos, em nível Estadual, o Arquivo Público do Estado do Ceará (Imagem 2), já cadastrado junto ao CONARQ como BR CEAPEC (Cadastro Nacional de Entidades Custodiadoras de Acervos Arquivísticos), que tem como missão “Recolher e conservar todos os documentos manuscritos e papéis concernentes à administração pública estadual, com o objetivo de garantir o acesso ao público”.
O Arquivo mantém acervo composto basicamente por documentos textuais e cartográficos, a partir do século XVI aos dias atuais do setor público e privado.
Imagem 2 – Arquivo Público do Estado do Ceará
Fonte: Mapa Cultural do Ceará.
Na esfera privada, ressaltamos o trabalho da MRH Gestão de Arquivos e Informações, que desenvolve projetos de gestão documental junto às empresas públicas e privadas, oferecendo toda a infraestrutura adequada para a guarda terceirizada de arquivos, com segurança, qualidade e sigilo, respeitando as questões da LGPD.
A Mrh Arquivos é pioneira no Estado, atuando desde 2002, fazendo a guarda e a gestão de arquivos empresariais de vários segmentos, dentre eles construção civil, saúde, cartorário, educacional, varejo, bancário, industrial, evidenciando a diversidade de acervos.
Texto escrito por: Ana Luiza Chaves. Bibliotecária e Especialista em Arquivos Empresariais e Analista de Projetos de Arquivo na Mrh.
ARQUIVO NACIONAL (BRASIL). Dicionário brasileiro de terminologia arquivística. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2005. Disponível em: https://simagestao.com.br/wp-content/uploads/2016/01/Dicionario-de-terminologia-arquivistica.pdf. Acesso em 02 jun 2023.
