Se você é daqueles que acredita que arquivo se resume a guardar documentos, está na hora de abrir as gavetas em busca de novas ideias.

Guardar documentos é uma das funções do arquivo, mas nem tudo é tão simples como a maioria das pessoas pensa, pois requer atividades técnicas em todo o processo de gestão.

A guarda de documentos é revestida de aparatos e cuidados, que se inicia com a reunião da documentação e culmina com a preservação e conservação, para atender a quem dela necessita. Nessa trajetória, lidamos com fluxos, técnicas e metodologias, no final, temos todas as funções arquivísticas cumpridas.

A seguir, vamos explicar, detalhadamente, cada uma das funções administrativas do arquivo e suas aplicações técnicas.

Passo 1 – Reunir, classificar, organizar e indexar

Antes de tudo, precisamos reunir a documentação que vai ser trabalhada. Essa reunião pode ser em ambiente físico ou digital, o importante é ter toda a documentação reunida para possibilitar o olhar sobre o todo e aplicar a classificação, indicando a sua proveniência (área produtora), o tipo documental (descrição do documento) e a sua codificação (código de classificação). Essa reunião permite a organização e aplicação da indexação, ou seja, os critérios definidos para busca objetiva do documento. Portanto, a primeira função e sua aplicação é: Reunir para classificar, organizar e indexar.

Passo 2 – Informar, protocolar e entregar

Uma vez classificada, organizada e indexada, é possível recuperar a informação desejada e informar para o interessado. Nesse momento, o arquivo protocola e realiza a entrega, ou seja, a função fim de atender a quem precisa do documento ou informação. Um arquivo organizado que não faz as entregas conforme as demandas, não está cumprindo a sua função principal. Portanto, a segunda função e sua aplicação é: Recuperar para informar, protocolar e entregar.

Passo 3 – Avaliar, preservar e conservar

Depois das duas primeiras funções executadas, ou seja, documentação reunida (classificada, organizada e indexada), pronta para ser recuperada, (informada, protocolada e entregue), é possível controlar a massa documental. Saber o que existe no arquivo de forma qualitativa e quantitativa, para fins de avaliação, preservação e conservação, é fundamental para assegurar a integridade dos documentos durante sua existência. Portanto, concluindo com a terceira função e sua aplicação, temos: Controlar para avaliar, preservar e conservar.

Não custa lembrar:

O arquivo, seja ele físico ou digital, é constituído a partir do desenvolvimento e registro das atividades de uma organização. Sua razão de ser e de existir é para atender as demandas informacionais dessa organização, tanto na esfera administrativa, quanto em relação ao aspecto memória. Por sua vez, essa organização pode atender os seus stakeholders (colaboradores, clientes, fornecedores e acionistas), a partir da documentação de seus arquivos, como por exemplo: comprovante para aposentadoria; contrato de prestação de serviços; extrato de crédito a ser efetuado; relatório de dividendos.

Concluindo, é fundamental que todo arquivo cumpra suas funções administrativas, pois elas possibilitam que as atividades técnicas sejam realizadas, atendendo em tempo hábil às demandas dos seus usuários, entregando a prova documental para a solução de problemas.

Agora a gente pergunta: o seu arquivo está cumprindo essas funções administrativas e exercendo as atividades técnicas?

Se sim, maravilha! Parabéns pela gestão!

Se não está, que tal rever esse processo? E já sabe: se precisar de ajuda de quem entende e tem mais de vinte anos de experiência na área, fale com a gente. Vai ser uma grande satisfação contribuir com esse processo.

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Até a próxima,

Por Ana Luiza Chaves

Bibliotecária, Analista de Projetos de Arquivo