E lá se vai o primeiro trimestre do ano… Março chegou ao fim. Já parou para pensar nas seguintes questões em relação a esse período?

• o que foi produzido? 
• a carteira de clientes foi ampliada? 
• as metas foram cumpridas?
• houve receita satisfatória? 
• ocorreu corte ou aumento de despesas?
• foram cumpridas todas as obrigações fiscais?

 

Essas e outras indagações devem ser feitas e respondidas pela gestão das empresas para melhorar o desempenho e enfrentar os próximos trimestres, objetivando o sucesso.

 

Mas onde coletar as informações para avaliar o trimestre e se preparar para o próximo? Daí respondemos com muita propriedade: no arquivo: coração e alma da empresa. É nos arquivos que encontramos os documentos com dados e informações necessárias para fazer essa avaliação, mas é fundamental que toda a massa documental, seja ela física ou digital, esteja organizada e indexada, pronta para ser recuperada.

 

E de quais documentos estamos falando? Esses são alguns exemplos de documentos de arquivo que podem auxiliar nessa análise do trimestre:

• Mapa de produtividade
• Cadastro de clientes
• Gráficos de indicadores de desempenho
• Faturamento trimestral
• Demonstrativo do fluxo de caixa
• Relatório de despesas
• Arrecadação de impostos

 

Importante que essa análise cumpra todo o ciclo: análise descritiva, diagnóstica, preditiva e prescritiva, para enfrentar as tendências do mercado. Na análise descritiva temos uma visão geral do cenário, na análise diagnóstica, entendemos as causas da situação, na análise preditiva, podemos fazer previsões sobre eventos futuros, e finalmente, na análise prescritiva, podemos obter indicações para tomar decisões e melhorar os resultados. Tudo isso só é possível com os documentos organizados e indexados para pronta recuperação. 

 

Não deixe o trimestre passar em branco! Entre em contato com a Mrh Arquivos! A Mrh Arquivos tem a expertise que as empresas precisam para a gestão documental, com soluções customizadas para cada caso.

 

Por Ana Luiza Chaves,

Bibliotecária, Analista de projetos de arquivo