As empresas geram e recebem dados de toda sorte. Quando estes dados recebem atributos, são estruturados e contextualizados, geram informação. Esta, por sua vez, no âmbito da organização, está inserida no documento de arquivo, seja ele físico ou digital. É a informação arquivística, carregada de organicidade.

Bellotto (1998, p. 23) traduz muito bem essa questão da organicidade, definindo que a informação arquivística é “[…] produzida dentro do contexto do exercício das funções/objetivos a que se propõem as entidades e neste sentido é que as informações são orgânicas: por guardarem entre si as mesmas relações que se formam entre as competências e atividades das entidades.”

Portanto, um valor de uma nota fiscal, uma data de assinatura de contrato, um nome de um fornecedor, um número de uma ordem de serviço, o valor do imposto pago, um nome de um colaborador, ou seja, qualquer dado estruturado pode gerar informação orgânica, desde que associada a um contexto orgânico.

Os gestores necessitam dessa informação para suprir as demandas informacionais do dia a dia da empresa, tanto internas como externas e de qualquer natureza. Nesse sentido constatamos a objetividade da informação arquivística. Ela atende a uma demanda específica que precisa ser resolvida para que a empresa continue suas atividades sem prejuízo, como por exemplo:

• qual o valor da nota fiscal da compra dos scaners?
• quando foi firmado o último contrato de manutenção predial?
• qual o nome do fornecedor de EPI’s?
• qual o número da ordem de serviço de conserto do veículo?
• qual foi o valor do imposto de renda do último exercício?
• qual o nome daquele colaborador que passou na última seleção?

Lopes (2009) reforça a questão da especificidade, quando afirma que a informação arquivística tem significação, é original, única e registrada em suporte definido, acumulada por uma entidade, que pode ser produtora ou receptora.

Também vemos diariamente que a informação arquivística com sua organicidade e especificidade consegue demonstrar também a inserção no mercado, a trajetória e o legado da entidade, conforme Bellotto (1998, p. 23) pontua:

“Na verdade, para além da utilidade prática e cotidiana em termos do andamento da entidade e das provas jurídico-administrativas de sua existência e gestão, trata-se da informação que ela acumulou e que pode demonstrar como atingiu os seus objetivos, confeccionou a sua imagem e integrou-se na sociedade na qual está inserida.”

Portanto, se sua empresa já passou pela situação de precisar de uma informação, saber que ela existe em um documento, mas não tem como chegar até ela, está na hora de rever seus arquivos. A Mrh Arquivos trabalha nesse sentido, organizando, indexando, processando, digitalizando e disponibilizando a informação de cada cliente, para cada cliente, respeitando todos os critérios de sigilo, segurança e qualidade, sobretudo com total adequação à LGPD.

Autoria: Ana Luiza Chaves, Bibliotecária e Analista de Projetos de Arquivo.

Referências
BELLOTTO, Heloísa Liberalli. A Especificidade da informação arquivística. Disponível em: https://periodicos.uff.br/contracampo/article/view/17285/10923. Acesso em: 23 maio 2022.
LOPES, Luís Carlos. A Nova arquivística na modernização administrativa. 2. ed. Rio de Janeiro: Projecto Editorial, 2009.