Na Arquivologia, guardar um documento além do seu tempo útil não é uma demonstração de precaução ou zelo, é gestão ineficiente. Um arquivo não é um depósito de papéis ou um HD sem fundo, sem limite, como muitos ainda pensam, mas um organismo vivo regido pelo ciclo de vida dos documentos (Teoria das Três Idades) e por instrumentos fundamentais como a Tabela de Temporalidade Documental (TTD).

 

Quando uma instituição falha em aplicar a destinação final (eliminação ou guarda permanente), ela assume custos visíveis e invisíveis que afetam diretamente o orçamento, a segurança e a produtividade do negócio. 

A seguir, vamos analisar cada um desses cu$tos.

 

Cu$to espacial e estrutural

Tanto no meio físico quanto no digital, a manutenção de documentos desnecessários gera despesas diretas recorrentes:

• arquivo físico: há custos com aluguel de m², caixas box, estantes, climatização, energia, controle de pragas, prevenção de incêndios e transporte, onde cada metro linear ocupado por documentos prescritos é um espaço a menos para atividades finalísticas ou expansão operacional;
• arquivo digital: é necessário armazenamento em nuvem ou em servidores locais (storage), rotinas de backup, licenciamento de softwares e infraestrutura de rede, portanto, é um mito achar que o espaço digital é infinito e barato, principalmente ao acumular a massa documental obsoleta ou sem valor probatório.

 

Cu$to operacional e de produtividade

A falta de uma rotina sistemática de expurgo documental a partir da aplicação da TTD afeta diretamente a eficiência das equipes:

• sobrecarga de trabalho: equipes gastam horas organizando, migrando ou indexando acervos desprovidos de valor administrativo, jurídico, fiscal ou histórico;
• tempo de busca: quanto maior o volume não avaliado em termos de destinação, mais demorada é a localização de documentos que realmente importam.

 

Cu$to legal, de conformidade e riscos

Na Arquivologia, um documento guardado indevidamente pode se tornar um passivo jurídico significativo, sujeito a pelejas judiciais:

• LGPD e privacidade: reter dados pessoais além do período legal de guarda ou sem base legal expressa viola os princípios da minimização e da limitação da conservação, sujeitando a organização a multas pesadas; 
• vazamento de dados: documentos esquecidos em servidores ou arquivos físicos continuam expostos a incidentes de segurança, acessos não autorizados e sequestro de dados;
• risco de contradição jurídica: rascunhos, versões desatualizadas ou notas informais mantidas indevidamente podem ser requisitados em auditorias e processos judiciais, gerando interpretações equivocadas.

 

Cu$to ambiental

A preservação desnecessária também cobra seu preço na sustentabilidade:

• desperdício de insumos: consumo desnecessário de papel, plásticos e pastas no arquivo físico;
• poluição digital: servidores mantidos ligados 24/7 para armazenar terabytes de dados inúteis geram calor, exigindo um alto consumo de energia e de água para resfriamento.

 

A explicação não quantifica os custos, mas já permite dimensionar a situação e suas perdas. E como se deve proceder? A resposta é: Tabela de Temporalidade Documental. 

A solução para estancar essa sangria financeira e operacional não é o descarte indiscriminado, mas a gestão documental, que tem à frente a elaboração e a aplicação TTD. Com esse instrumento é possível identificar com precisão:

• fase corrente: uso frequente para cumprimento do objetivo inicial; 
• fase intermediária: espera do cumprimento dos prazos prescricionais ou operacionais (uso eventual). 
• destinação final: 
  • eliminação (quando extinto qualquer valor administrativo, legal ou fiscal) ou 
  • guarda permanente (para documentos com valor histórico, probatório ou informativo).

 

Como foi evidenciado, guardar um documento que não precisa ser guardado custa caro, custa espaço, tempo, energia, segurança e conformidade legal. A gestão documental não existe apenas para preservar a memória ou organizar documentos, mas para garantir que a eliminação seja feita com segurança jurídica e eficiência econômica. 

 

Descartar o desnecessário dentro da legalidade é um dos investimentos de maior retorno para qualquer organização. Na Mrh Arquivos fazemos a gestão documental dos arquivos de nossos clientes, elaborando a Tabela de Temporalidade Documental, que garante a eliminação precisa, segura e legal.

Por Ana Luiza Chaves, 

Bibliotecária, Analista de Projetos de Arquivo.