Hoje vamos esclarecer uma dúvida clássica para quem ainda é inexperiente na Arquivologia que é não conhecer qual atividade técnica vem em primeiro lugar, quando se trata de aplicar a gestão documental. Para nós da Mrh Arquivos, essa questão está muito clara, porque essas etapas, tecnicamente, devem seguir uma hierarquia lógica e bem definida e temos uma metodologia própria para executá-la. Qual atividade vem primeiro? Vejamos a seguir.

1. Arranjo (O “Esqueleto”)
O arranjo é a tarefa fundamental e prioritária. É o processo de agrupamento dos documentos de uma empresa / instituição, estabelecendo uma estrutura que respeita a origem (quem criou) dos documentos.

• Princípio teórico: Proveniência.

2. Tabela de Temporalidade Documental (A “Regra do jogo”) 
Depois de definido o arranjo, em que cada documento pertence a uma área, podemos elaborar a tabela de temporalidade, para que esta faça a gestão do fluxo documental, depois de organizados e indexados os documentos.

• Princípio teórico: Teoria das três idades

3. Organização (O “Todo”)
Na prática arquivística, a organização costuma ser vista como o conjunto de operações que engloba tanto o arranjo quanto a descrição. No entanto, se pensarmos como etapas de execução: primeiro você arranja (intelectualmente), depois você organiza (fisicamente), colocando os documentos nas pastas e caixas de acordo com o plano de arranjo definido.

• Princípios teóricos: Ordem original e Indivisibilidade

4. Indexação (O “Refinamento”)
A indexação é uma etapa da descrição arquivística. Ela só acontece depois que os documentos já estão devidamente arranjados, identificados e organizados.
O que faz: Indica elementos que facilitam a recuperação da informação, preservando as relações que os documentos mantêm entre si e com o seu produtor.
Qual resultado: Permite que você encontre um documento específico dentro de uma caixa através de um sistema de busca.
Princípio teórico: Organicidade
Resumindo a sequência, temos:

• Arranjo: Define a estrutura (hierarquia);
• TTD: Define como organizar e por quanto tempo guardar;
• Organização: Executa a ordenação e o arquivamento físico;
• Indexação: Cria os pontos de acesso para busca rápida.

Então, agora ficou mais claro compreender a gestão documental?
Contate a Mrh Arquivos, especialista em gestão documental!

Por Ana Luiza Chaves,
Bibliotecária, Analista de Projetos de Arquivo.