Quando o assunto é digitalização, a nova ordem é o decreto 10.278/2020, que “estabelece a técnica e os requisitos para a digitalização de documentos públicos ou privados, a fim de que os documentos digitalizados produzam os mesmos efeitos legais dos documentos originais.”

Discutindo o decreto de forma mais objetiva, temos:

• no artigo 1° já inclui a digitalização de documentos públicos e privados e enfatiza que terá os mesmos efeitos legais dos originais.
• no artigo 5° exige o padrão ICP-brasil e estabelece que deve seguir os padrões de digitalização do anexo I e de indexação do anexo II.
• no artigo 9° diz que pode ser descartado após digitalização, preservando os de valor histórico. Aqui cabe à comissão de avaliação de documentos da instituição definir quais serão os documentos que se revestem desse valor.
• nos artigos 11 e 12, diz que deve manter os digitalizados sem valor histórico conforme os prazos da TTD e Conarq.

A questão da digitalização de documentos é tratada a mais de 20 anos e evoluiu a partir da Medida Provisória nº 2.200-2/2001, passando por quatro legislações: Lei 12.682/2012, Lei 13.787/2018, Lei 13.874/2019, até culminar no Decreto 10.278/2020, que consolidou o assunto.

O importante de tudo isso é a análise que devemos fazer no ato da decisão de digitalizar. Partir da ideia de digitalizar tudo não é economicamente viável, nem se justifica.

Mas afinal, o que devemos digitalizar?

• Documentos com prazo de guarda longo ou que têm caráter permanente (documentação histórica e científica);
• Documentos que sofrem fiscalização;
• Documentos que são muito pesquisados/ manuseados;
• Documentos que são estudados por várias pessoas simultaneamente.

Documentos com prazo de guarda reduzido podem ser dispensados desse processo, bem como aqueles que têm pouca demanda de pesquisa e sem legislação imposta.

Caso essa análise seja difícil de ser realizada pela empresa, porque não há expertise nesse sentido, a Mrh Arquivos poderá fazê-lo a partir da consultoria para elaboração da Tabela de Temporalidade Documental-TTD, que traz ótimos resultados, desde a padronização, definição do fluxo documental, passando pelos demais critérios técnicos arquivísticos. Uma vez elaborada a TTD, executamos o trabalho de digitalização, até a entrega do produto final, para acesso dos arquivos digitalizados, tornando a informação de fácil acesso.

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Autoria: Ana Luiza Chaves, Bibliotecária e Analista de Projetos de Arquivo.